Spotkanie koordynatorów
Przed spotkaniem generalnym odbywa się spotkanie wszystkich osób odpowiedzialnych za przygotowanie i prowadzenie dzieła wieczystej adoracji. Jest to ostatni moment wspólnego przygotowania przed rozpoczęciem nieustannej obecności Jezusa Eucharystycznego w kaplicy.
W spotkaniu uczestniczą:
- ksiądz proboszcz,
- koordynator prowadzący misję z ramienia Fundacji Adoremus Te Christe,
- koordynator główny,
- koordynatorzy blokowi,
- koordynatorzy godzinowi oraz – w razie potrzeby – inne osoby zaangażowane w organizację misji.
Celem spotkania jest podsumowanie dotychczasowych działań, przypomnienie zasad funkcjonowania kaplicy wieczystej adoracji oraz omówienie odpowiedzialności poszczególnych koordynatorów. Szczególną uwagę poświęca się organizacji zastępstw, które są jednym z podstawowych elementów zapewniających nieprzerwaną adorację.
Koordynator prowadzący misję przekazuje również praktyczne wskazówki dotyczące troski o rozwój wspólnoty adorujących. Omawia narzędzia pomagające utrzymywać kontakt z adorującymi oraz sposoby zapraszania nowych osób, tak aby dzieło mogło nieustannie wzrastać i pozostawać żywe przez kolejne lata.
Spotkanie generalne jest najważniejszym wydarzeniem organizacyjnym poprzedzającym inaugurację kaplicy wieczystej adoracji. To moment, w którym wszyscy, którzy odpowiedzieli na zaproszenie Jezusa do stałej adoracji, spotykają się po raz pierwszy jako rodząca się wspólnota.
W spotkaniu uczestniczą:
- ksiądz proboszcz,
- koordynator prowadzący misję,
- koordynator główny,
- koordynatorzy blokowi i godzinowi,
- wszyscy wierni, którzy zadeklarowali swoją godzinę adoracji,
- osoby zapisane na tzw. „złotej liście” oraz wszyscy zaangażowani w przygotowanie kaplicy.
Spotkanie najczęściej odbywa się w kościele, który zapewnia odpowiednią przestrzeń dla wszystkich uczestników. W uzasadnionych przypadkach może zostać zorganizowane również w innym miejscu wskazanym przez księdza proboszcza, takim jak aula czy sala widowiskowa.
Na początku należy przypomnieć, że nieustanna adoracja rozpocznie się dopiero po uroczystej inauguracji kaplicy, oraz wskazać osoby, które rozpoczną pierwsze godziny adoracji.
Przygotowanie miejsca
Warto zadbać o odpowiednie przygotowanie przestrzeni, ponieważ dobra organizacja pozwala zachować spokój i godny charakter spotkania.
Przemówienia wygłaszane są z ambony lub miejsca przewodniczenia. Głos zabierają kolejno ksiądz proboszcz, koordynator prowadzący misję oraz - w razie potrzeby - pozostali odpowiedzialni za dzieło.
Koordynatorzy godzinowi zajmują miejsca w pierwszych ławkach, aby mogli sprawnie podchodzić do mikrofonu podczas wyczytywania swoich godzin koordynacji. Pozostałe miejsca przeznaczone są dla wszystkich przyszłych adorujących.
Należy przygotować co najmniej dwa mikrofony - jeden ustawiony na statywie oraz drugi bezprzewodowy. Warto również wyznaczyć miejsce przeznaczone do wydawania zestawów dla adorujących.
Przebieg spotkania
Spotkanie rozpoczyna ksiądz proboszcz, witając wszystkich uczestników oraz dziękując za odpowiedź na zaproszenie do podjęcia stałej adoracji.
Następnie głos zabiera koordynator prowadzący misję. W swojej przemówieniu podsumowuje przebieg przygotowań, przypomina duchowy sens wieczystej adoracji oraz ponownie wyjaśnia zasady funkcjonowania kaplicy, zwłaszcza dotyczące odpowiedzialności za własną godzinę adoracji i organizowania zastępstw.
Przekazanie materiałów
Po części przemówień następuje część praktyczna spotkania - czyli przekazanie każej osobie teczki z materiałami wspierającymi osoby adorujące.
Koordynator prowadzący przedstawia koordynatora głównego, który z kolei przedstawia koordynatorów blokowych.
Każdy koordynator blokowy kolejno zaprasza do mikrofonu swoich koordynatorów godzinowych. Koordynator godzinowy przedstawia się i wywołuje osoby należące do swojej godziny adoracji według kolejności dni tygodnia.
Po odebraniu materiałów przez jedną grupę do mikrofonu podchodzi następny koordynator godzinowy. Cały proces przebiega kolejno aż do zakończenia wszystkich bloków czasowych, a na końcu wyczytywane są osoby zapisane na „złotej liście”.
Ważne jest zachowanie odpowiedniego tempa spotkania - spokojnego, ale jednocześnie sprawnego, aby uniknąć niepotrzebnego chaosu.
Wydawanie zestawów dla adorujących
Materiały dla adorujących powinny być wcześniej starannie uporządkowane według bloków czasowych oraz poszczególnych godzin adoracji.
Każda teczka zawiera komplet materiałów dla konkretnej osoby i jest opisana jej imieniem, nazwiskiem oraz godziną adoracji. Jeżeli dana osoba podjęła więcej niż jedną godzinę, wszystkie materiały znajdują się w jednej teczce. W rozdawaniu zestawów pomagają koordynatorzy blokowi.
Jeżeli pojawią się błędy w danych osobowych lub harmonogramie, uczestnicy powinni zgłaszać się do swojego koordynatora blokowego. Warto również mieć przygotowane puste formularze zgłoszeniowe. Zdarza się bowiem, że ktoś jest przekonany o swoim zapisie, a jego dane nie znalazły się w systemie. Taki formularz można uzupełnić na miejscu, a materiały przekazać podczas inauguracji lub w innym dogodnym terminie.
Po odebraniu swojego zestawu adorujący mogą opuścić spotkanie. Dobrą praktyką jest także krótkie spotkanie osób należących do tej samej godziny adoracji. Pozwala ono wzajemnie się poznać, wymienić kontaktami, wykonać pamiątkowe zdjęcie i rozpocząć budowanie małej wspólnoty osób, które od tej chwili będą wspólnie czuwać przy Jezusie Eucharystycznym. Wszystko powinno jednak odbywać się w atmosferze ładu, pokoju i wzajemnego szacunku, tak aby organizacja nie przesłoniła duchowego charakteru tego wyjątkowego wydarzenia.